事例紹介

職員向け人事関連業務を複数まとめて運営

人口

約65,000人

課題と背景

人事課が行う、［職員向けがん検診・VDT検査・人間ドック関連事務」「人事考課結果のデータ入力」「職員採用試験のデータ入力」等の事務業務において、OCR等のシステム導入は費用対効果が悪く実現できないが、作業としては膨大な量となり、職員負担・残業時間増加に繋がっていた。
また、異動の多い自治体職員にとっては、知識やノウハウの蓄積が出来ず、毎年口頭での引継ぎと教育を繰り返しており、業務マニュアル化や検診結果のデータ分析等を行うことができなかった。

課題への打ち手

負担となっている業務を洗い出し、業務フローの見直しを実施。
大量の業務の中から、アウトソーシングしやすい複数業務を抽出し、初年度の外部委託として実現した。

効果

複数業務をまとめたコストメリット

1業務では件数が少ないものも、複数まとめることで件数が膨らみ、データ入力として費用対効果が高まった。同自治体からのコールセンター業務の受託もあったことから、受電の間にできる事務作業として運用。さらなるコストメリットを発揮。
庁内オンライン化の促進へ

課内にて業務の棚卸を行い、紙での運用を一部オンラインフォームに切り替えるなど、無理のない範囲でのオンライン化を実現。庁内でのDX推進風土の醸成へ貢献。
スモールスタートによる、結果的な外部委託の推進

はじめての外部委託であったこともあり、棚卸した業務の中から取り掛かりやすい業務のみを抽出。初年度の運用が軌道に乗ったことで、追加業務のアウトソーシングにも繋がり、職員負担の軽減へ貢献した。